Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24§
päiväys 25.5.2018

1 REKISTERINPITÄJÄ

Balettipedagogit ry, y-tunnus 1095438-5
Aleksanterin teatteri
Bulevardi 23-27
00180 Helsinki
www.balettipedagogit.fi
info(a)balettipedagogit.fi

2 YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Jaana Reinikka (hallituksen sihteeri)
info(a)balettipedagogit.fi

3 REKISTERIN NIMI

Balettipedagogit ry:n jäsenrekisteri

4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA KÄYTTÖTARKOITUS

Rekisterissä käsitellään Balettipedagogit ry:n varsinaisiksi tai kannatusjäseneksi hyväksyttyjen henkilöiden ja yhteisöjäseniksi hyväksyttyjen organisaatioiden tietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11 §:n määräämä velvoite ylläpitää jäsenluetteloa sekä jäsenmaksutietojen ja yhteystietojen ylläpito yhdistyksen toimintaa varten.

Henkilötietojen käsittely jäsenrekisterissä, uusien ja eroavien jäsenten nimien merkitseminen pöytäkirjaan sekä jäsenmaksutilitapahtumien näkyminen tilitapahtumissa ja kirjanpidossa perustuvat Balettipedagogit ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä, kirjoittaa pöytäkirjoja ja huolehtia kirjanpidosta sekä tilintarkastuksesta.

Jäsenkokouskutsujen lähettäminen perustuu yhdistyslakiin.

Jäsenkirjeiden ja yhdistyksen tiedotteiden lähettäminen perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun eli yhdistyksen ja jäsenen merkitykselliseen suhteeseen.

5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Jäsenrekisterissä käsitellään Balettipedagogit ry:n jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Rekisteröityjä ovat Balettipedagogit ry:n varsinaisiksi tai kannatusjäseneksi hyväksytyt henkilöt.

Rekisteröidyistä kerätään yhdistyslain vaatimat tiedot eli

- jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka
- yhteydenpitoon tarvittavat tiedot kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- tieto yhteisöjäsenyydestä, mikäli jäsen on yritys/yhteisö
- jäseneksi liittymisvuosi
- tiedot maksetuista jäsenmaksuista
- rekisteröidyn antama lupa yhteystietojen luovuttamiseen rajoitettuihin yhdistyksen tavoitteita edistäviin tarkoituksiin

6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Jäsenrekisteriin tallennettavat henkilötiedot saadaan jäseneltä itseltään jäsenyyden alkaessa ja sen aikana jäsenen Balettipedagogit ry:lle tekemistä ilmoituksista, lukuun ottamatta liittymisvuotta ja jäsenmaksutietoja, jotka lisätään tietoihin yhdistyksen toimesta.

7 HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN JA TIETOTURVA

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja rekisterin käyttöoikeus on niillä Balettipedagogit ry:n luottamushenkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Rekisterin käyttöoikeus on rajoitettu hallituksen nimeämille henkilöille. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.

Rekisteri ei sisällä henkilörekisterilain 11 § mainittuja arkaluonteisia tietoja.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

Paperilla säilytettävät, henkilötietoja sisältävät pöytäkirjat ja kirjanpito säilytetään lukollisessa kaapissa, joihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja yhdistyksen lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi.

8 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT

Henkilötietoja luovutetaan:
- jäsenrekisterin palveluntarjoajalle jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi
- tilintarkastajalle ja yhdistyksen käyttämälle pankille kirjanpito- ja tilintarkastus-velvollisuuden täyttämiseksi

9 TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA.n ulkopuolelle.

10 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin henkilö on Balettipedagogit ry:n jäsen. Tiedot poistetaan rekisteristä sen jälkeen, kun jäsenyyden päättyminen on käsitelty seuraavassa Balettipedagogit ry:n hallituksen kokouksessa.

Jäsenrekisterin palveluntarjoaja säilyttää varmuuskopioita henkilötiedoista 6 kuukauden ajan. Kirjanpito ja tilitapahtumat säilytetään lainsäädännön määrittelemä vähimmäisaika. Yhdistyksen pöytäkirjat säilytetään pysyvästi.

11 JÄSENEN OIKEUDET

Jäsenellä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä jäsenkirjeen ja -tiedotteiden lähetykseen.

Lisäksi jäsenellä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Balettipedagogit ry:n käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Balettipedagogit ry:n oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Balettipedagogit ry:een;
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Balettipedagogit ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Balettipedagogit ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12 OIKEUS VALITTAA VALVONTAVIRANOMAISELLE

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13 MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää antamiensa tietojen käyttö suoramarkkinointi- tms. tarkoitukseen sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiinsa. Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjän edustajalle.

14 YHTEYDENOTOT

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Balettipedagogit ry:n hallituksen sihteerille, info(a)balettipedagogit.fi